Dématérialisation des documents locataires

Dématérialisation Habitat Social

Donnez une nouvelle dimension à votre relation vers les citoyens avec la dématérialisation des documents locataires !

Les technologies de dématérialisation d’aujourd’hui vous ont déjà conduit à échanger avec vos banques, les administrations et toutes autres organisations...

Prologue vous propose d’étendre ces échanges professionnels avec la dématérialisation des documents locataires.

La solution Use it Flow, met à la disposition du locataire ou salarié, un espace d’échange, de classement et de coffre-fort électronique où vous pouvez déposer tous les documents que vous souhaitez lui transmettre depuis votre gestion locative : bail, état des lieux, avis d’échéance, quittance, relevé de charges … mais aussi pour vos salariés : bulletins de salaire, contrat de travail, informations diverses...

Use it Flow est la solution pour optimiser vos coûts d’édition papier en toute simplicité ou pour l'automatisation de vos envois électroniques.

Ce dépôt de documents a une valeur et une durée légales.

Directement émis depuis votre gestion locative, ces documents peuvent aussi rester au format papier si le récepteur n'a pas encore souscrit à un coffre-fort individuel (ou si il ne le souhaite pas).
Dans ce cas, la distribution papier sera automatiquement préparée  (externalisée ou pas, selon votre organisation).

 

Exemple fonctionnel de Use it Flow et coffre-fort individuel :

Schema Use it Flow Digiposte pour les locataires

 

Les bénéfices pour les acteurs de l’habitat social
  • Economie
  • Rationnaliser vos coûts d’éditique et réduire les frais d’envois :  Frais d’expédition réduits : le timbre numérique est plus économique que le timbre traditionnel. Vous réalisez en moyenne 50 % d’économies sur vos frais d’envoi (impression, mise sous pli, affranchissement …)
  •  Optimisation de vos investissements : au-delà de la dématérialisation des échanges avec les professionnels, vous dématérialisez aussi vos échanges avec vos locataires.
  • Amélioration des relations locataires
  • Délai d’échanges de documents écourté : Ces derniers sont automatisés et vous assurez leur émission et réception en un temps réduit (dépôt immédiat).
  • Diminution des litiges : avec l’automatisation des échanges, vous limitez l’attente et les litiges (avis d’échéance émis et reçus automatiquement, réduction des litiges de « non-réception »). Par exemple, avec l’image à valeur probante, votre locataire dépose les photos de son sinistre dans son coffre-fort électronique et vous permet de les récupérer (en s’affranchissant de la messagerie, qui ne permet pas l’échange de fichiers lourds). Horodatées et géo-localisées, les images ont alors une valeur probante pour l’assurance.
  • Vous amplifiez simplement vos communications, en déposant toutes les informations personnalisées nécessaires dans le coffre-fort de votre correspondant, en toute confidentialité.
  • Vous respectez le choix de vos locataires : Use it Flow Digiposte vous permet de conserver l’alternative de l’édition papier pour les locataires qui n’auraient pas souscrit.
  • Valorisation de votre activité
  • Vous vous appuyez sur un partenaire reconnu de tous, acteur Français, neutre et pérenne : Digiposte du Groupe La Poste .
  • Les documents déposés ont une durée et valeur légales. L’original numérique à alors vocation probatoire, aux normes ISO 27001/AFNOR NF Z-42013 et labellisé FNTC
  • Vous offrez à vos locataires un service supplémentaire à forte valeur ajoutée : l’échange, le classement et le coffre-fort pour tous leurs documents, sans aucune contrainte de gestion technique de votre part (pas de gestion des serveurs d’archivage …)
  • Vous améliorez l’image du service social, et adoptez la Green-Attitude

 

Les bénéfices pour vos locataires
  • Un coffre-fort électronique gratuit mis à disposition par son bailleur
  • L’assurance du dépôt de tous les documents chez un fournisseur de confiance, neutre et pérenne : La Poste
  • La centralisation dans un compte unique des documents destinés aux interlocuteurs de son choix : administrations, assurances, banques, opérateurs télécom, fournisseurs d’énergie employeur, achats en ligne …
  • Le patrimoine documentaire personnel est sauvegardé de manière sûre et pérenne dans le temps en cas de sinistre comme un incendie ou une inondation (le compte Digiposte est une propriété personnelle à vie),
  • La possibilité de revenir ponctuellement au format papier de manière légale et lisible par tous pour un document ou un ensemble de documents.
  • La sécurité des données sauvegardées aux normes AFNOR en lien avec la politique de l’état vers l’économie numérique, un moyen légal de conserver tous ses documents
  • La mobilité d’accès aux documents : accessible depuis n’importe quel navigateur, un simple accès à internet suffit (smartphone, tablette, PC, etc…). Les documents sont toujours disponibles et organisés. Accessibles même en cas de déménagement, de déplacements …

 

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Use it Flow Habitat Social vous permet de simplifier et centraliser TOUS vos échanges dématérialisés avec les CAF, MSA, CETE, la trésorerie Générale, les banques, la DGI …

 

Découvrir en détails les échanges pour les demandes de logements et d’allocations ici

 

Voir un exemple avec le coffre-fort Digiposte (PDF 2,13Mo)

 

fleche-youtube.png  Découvrez la vidéo Use it Flow Digiposte Habitat Social sur YouTube

 

Contact Prologue

+33 1 41 47 70 00

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